Ewidencja czasu pracy a lista obecności - na czym polega różnica

Co pokazuje lista obecności?

Lista obecności to prosty zapis obecności w pracy, że dana osoba pojawiła się danego dnia. Zwykle jest tam godzina wejścia i zakończenia pracy, czasem potwierdzona podpisem albo odbiciem. Odpowiada na jedno pytanie: był czy nie był.

To narzędzie pomocnicze i wygodne, gdy chcesz szybko wiedzieć, kto danego dnia się stawił. Nie mówi jednak nic o tym, ile ktoś przepracował ani co się działo w ciągu dnia.

Co pokazuje ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to zapis rzeczywistego czasu pracy - ile godzin ktoś danego dnia przepracował, dzień po dniu, podsumowane za okres. To na jej podstawie rozlicza się wynagrodzenie, dlatego musi być rzetelna i aktualna.

Ewidencja odpowiada na pytanie bardziej szczegółowe: ile faktycznie wyszło godzin. I to ona, a sama obecność, jest podstawą rozliczeń.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności - najważniejsze różnice

Najkrócej: lista obecności to bilet wejścia, a ewidencja to zapis całego pobytu.

• Zakres. Lista mówi, że ktoś był. Ewidencja mówi, ile przepracował.
• Cel. Lista potwierdza stawiennictwo. Ewidencja jest podstawą rozliczeń.
• Szczegółowość. Lista to zwykle jedna informacja dziennie. Ewidencja pokazuje godziny i to, co działo się w ciągu dnia.
• Status. Listę prowadzisz, jeśli chcesz. Ewidencja jest tą, której potrzebujesz, żeby rozliczyć godziny.

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Sama lista obecności jest opcjonalna, to Ty decydujesz, czy ją prowadzisz i w jakiej formie. Potrzebujesz jedynie jakiegoś sposobu na potwierdzenie, że pracownik przyszedł: podpis, karta, system elektroniczny.

Obowiązkowe jest za to prowadzenie ewidencji czasu pracy, bo na niej opierasz rozliczenia. Prowadzenie samej listy obecności tego nie zdejmuje, lista pokazuje obecność, a rozliczasz się z godzin.

Jedna praktyczna uwaga: na liście obecności warto zaznaczać wyłącznie, czy ktoś jest obecny, czy nieobecny. Powody nieobecności to sprawa wrażliwa i lepiej trzymać je z dala od dokumentu, który widzi cały zespół.

Praca zdalna a lista obecności

Przy pracy w biurze papierowa lista przy drzwiach jakoś działa. Przy pracy zdalnej i hybrydowej przestaje, nikt nie podchodzi rano do kartki, a i tak chcesz wiedzieć, kto pracował i ile godzin.

W takim układzie liczy się coś innego niż sam podpis: żeby pracownik mógł zgłosić swoje godziny z dowolnego miejsca, a Ty widział je zebrane w jednym widoku, niezależnie od tego, czy zespół siedzi w biurze, w domu, czy w terenie. Obecność „na papierze" schodzi na dalszy plan, a na pierwszy wychodzi realny czas pracy.

Plan godzin pracy, a rzeczywistość - pełny obraz

Tu dochodzimy do rzeczy, którą łatwo przeoczyć. Żeby naprawdę wiedzieć, co się wydarzyło, warto zestawić trzy warstwy:

• plan - ile ktoś miał pracować (to mówi grafik),
• obecność - czy się zjawił (to mówi lista obecności),
• rzeczywistość - ile faktycznie przepracował (to mówi ewidencja).

Dopóki masz jedną z nich, widzisz wycinek. Dopiero zestawienie planu z wykonaniem pokazuje pełny obraz i to jest liczba, której potrzebujesz na koniec miesiąca.

Jak łączy to Time8?

Time8 nie jest systemem płacowym, zostawia to systemom stworzonym do rozliczeń. Zdejmuje za to z Ciebie liczenie: łączy plan z rzeczywistością w jednym widoku, żebyś nie robił tego ręcznie.

Dla każdego pracownika, każdego dnia, widać trzy liczby: z grafiku (ile wynikało z planu), deklarowane (ile pracownik wpisał, że przepracował) i zrealizowane (ile kierownik potwierdził). Do tego liczy się różnica. Pracownik wpisuje swoje godziny, kierownik je potwierdza, a po potwierdzeniu pole „deklarowane" się zamyka, żeby nikt nie zmienił go po fakcie. Komentarz może dodać każda ze stron.

Masz widok miesięczny (jeden wiersz na pracownika z sumą godzin i urlopów) oraz dzienny (rozbicie dzień po dniu, z zaznaczonymi weekendami i świętami). Ponieważ pracownik wpisuje godziny sam, z dowolnego miejsca, działa to tak samo, gdy zespół pracuje w biurze, jak i zdalnie. Na koniec jednym kliknięciem eksportujesz wszystko do Excela (plik z podsumowaniem i szczegółami dziennymi, gotowy do przekazania księgowości.)

Najczęstsze pytania

Czy lista obecności jest obowiązkowa? Samą listę obecności prowadzisz opcjonalnie - potrzebujesz jedynie jakiegoś sposobu na potwierdzenie, że pracownik przyszedł. Rozliczasz się natomiast z ewidencji czasu pracy, czyli z faktycznie przepracowanych godzin.

Czy lista obecności zastępuje ewidencję czasu pracy? Nie. Lista potwierdza obecność, ewidencja pokazuje przepracowane godziny. Prowadzenie jednej nie zdejmuje potrzeby prowadzenia drugiej.

Jak wygląda lista obecności przy pracy zdalnej? Papierowa lista traci sens, gdy zespół pracuje z różnych miejsc. Wtedy liczy się to, żeby pracownik mógł zgłosić godziny zdalnie, a Ty widział je w jednym miejscu.

Czy Excel wystarczy do prowadzenia ewidencji? Na początku bywa, że tak. Problem pojawia się przy zmianach i na koniec miesiąc, plik nie zestawi sam planu z wykonaniem ani nie przygotuje danych do rozliczeń bez ręcznego liczenia.