Wniosek urlopowy – czym jest i jakie są jego rodzaje

Czym jest wniosek urlopowy?

Wniosek urlopowy to zgłoszenie, w którym pracownik informuje, że chce skorzystać z przysługujących mu dni wolnych. Samo złożenie wniosku jeszcze nikogo do niczego nie zobowiązuje. Wolne zaczyna się dopiero wtedy, gdy przełożony je zatwierdzi.

I to jest pierwsza rzecz, która czasami umyka: dopóki nie ma akceptacji, urlop jest tylko prośbą. Dlatego tak ważne jest, żeby zgłoszenie i decyzja były w jednym miejscu.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Dobry wniosek daje przełożonemu wszystko, czego potrzebuje do decyzji, w jednym zgłoszeniu:

• kto składa wniosek (imię, nazwisko, data złożenia),
• rodzaj urlopu, o który chodzi,
• dokładne daty w jakich planowany jest urlop,
• miejsce na decyzję i ewentualny komentarz.

W wersji papierowej pracownik wypełnia to ręcznie. W wersji cyfrowej większość tych pól wypełnia się sama, ale o tym za chwilę.

Jakie są rodzaje urlopów i nieobecności?

Rodzajów urlopów jest sporo i każdy jest wydawany na podstawie innej sytuacji. Poniżej te, które najczęściej trafiają do zgłoszeń. Dokładnie takie wybierasz z listy w Time8.

Urlop wypoczynkowy - podstawowy na umowię o pracę, odnawiany co roku. Zwykle 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy dłuższym. Przełożony ma go udzielić w skali roku, ale nie musi zgadzać się na każdy pojedynczy termin.

Urlop na żądanie - 4 dni w roku, będące częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik zgłasza go najpóźniej w dniu rozpoczęcia. To ten rodzaj, który najczęściej zgłasza się w nieprzewidzianych sytuacjach.

Urlop bezpłatny - czas wolny bez wynagrodzenia, udzielany na wniosek pracownika. Nie ma tu z góry ustalonego limitu, a przełożony może go udzielić, choć nie musi.

Urlop opiekuńczy - na opiekę nad członkiem rodziny lub bliską osobą, która potrzebuje wsparcia z powodu zdrowia. Ma swój roczny limit dni i po jego wyczerpaniu pracownik nie ma już z niego kolejnych.

Zwolnienie z powodu siły wyższej - na nagłe, pilne sprawy rodzinne, których nie dało się przewidzieć, jak wypadek czy nagła choroba bliskiej osoby. W wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym.

Urlop okolicznościowy - na konkretne wydarzenie życiowe, np. ślub, narodziny dziecka czy pogrzeb. Jego długość zależy od okazji, a pracownik podaje powód.

Urlop szkoleniowy - na podnoszenie kwalifikacji: przygotowanie do egzaminu czy obronę pracy dyplomowej. Przyznawany w związku z konkretną nauką.

Urlop na poszukiwanie pracy -przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy umowa o pracę jest rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę. Kilka dni w okresie wypowiedzenia, żeby pracownik mógł szukać nowego miejsca.

Urlop rehabilitacyjny - związany z rehabilitacją albo turnusem, dla osób, którym przysługuje z tytułu stanu zdrowia. Pojawia się rzadziej, ale bywa potrzebny.

Dla małego zespołu ważniejsze od pamiętania każdego wariantu jest to, żeby wszystkie te zgłoszenia spływały w jedno miejsce i same się zliczały. W Time8 pracownik wybiera rodzaj z gotowej listy, a przy każdym od razu widzi, ile dni ma jeszcze do wykorzystania.

Papierowy czy elektroniczny wniosek urlopowy?

Wniosek można złożyć na dwa sposoby, w formie eleketornicznej lub papierowej.

Papierowo - taki wniosek musi być czytelny i prosty, musi zaiwerać nie tylko dane pracownika, ale i pracodawcy. Najczęściej służą do tego gotowe wzory. Pracownik pobiera wzór, drukuje, wypełnia i podchodzi z kartką po podpis. Rozpatrywanie bywa jednak wolniejsze, a papiery trzeba gdzieś trzymać.

Elektronicznie -pracownik zgłasza urlop w aplikacji, a przełożony zatwierdza go jednym ruchem. Wniosek od razu trafia do właściwej osoby, dni liczą się same, a każdy widzi ten sam, aktualny stan. Ta forma sprawdza się szczególnie tam, gdzie część zespołu pracuje zdalnie albo w kilku miejscach.

Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek urlopowy?

Zwykle nie każdy termin musi być akceptowany z automatu.

Przy urlopie wypoczynkowym przełożony ma udzielić wolnego w skali roku, ale konkretny termin może przesunąć, jeśli akurat nie da się bez tej osoby pracować. Przy urlopach rodzicielskich większość zgłoszeń jest akceptowana od razu, to samo dotyczy urlopu na żądanie.

Dla menadżera oznacza to jedno: decyzja i tak jest po jego stronie, więc warto mieć pod ręką pełny obraz dostępności zespołu.

Rodzaje wniosków i cyfrowy obieg w Time8

Time8 to narzędzie online, które pomaga ogarnąć codzienne sprawy zespołu i przyspiesza składanie wniosków urlopowych. Skupia się na tym, żeby wnioski i urlopy były w jednym miejscu i same się liczyły.

W Time8 pracownik wybiera rodzaj nieobecności z gotowej listy (te same, które opisaliśmy wyżej) a przy każdym widzi od razu, ile dni ma jeszcze dostępnych albo że dany typ jest bez limitu. Zestaw typów można dopasować do tego, jak działa Twój zespół.

Z perspektywy pracownika to kilka kliknięć. Otwiera kalendarz, dodaje nieobecność, wybiera typ i zakres dat , a system od razu pokazuje, ile to wychodzi dni roboczych, Jeśli ktoś z zespołu ma już wolne w tym samym czasie, aplikacja o tym informuje, a decyzja i tak należy do menadżera. Wniosek trafia mailem i powiadomieniem w aplikacji, menadżer zatwierdza go albo odrzuca z komentarzem.

Saldo liczy się samo. Każdy widzi, ile dni mu przysługuje, ile zostało i ile już wykorzystał.

Najczęstsze pytania o wnioski urlopowe

Jak napisać wniosek urlopowy? Wystarczy podać imię, nazwisko, stanowisko oraz jakiego rodzaju urlopu dotyczy i w jakim terminie. W wersji cyfrowej większość tych danych uzupełnia się automatycznie.

Ile dni urlopu wypoczynkowego mi przysługuje? Przy urlopie wypoczynkowym na umowię o pracę zwykle 20 dni przy krótszym stażu i 26 przy dłuższym. Pozostałe rodzaje urlopu mają własne, osobne wymiary.

Czy urlop na żądanie trzeba uzasadniać? Nie trzeba go uzasadniać ani planować z wyprzedzeniem. Pracownik zgłasza go najpóźniej w dniu rozpoczęcia, a te dni są częścią urlopu wypoczynkowego.

Czy wniosek urlopowy może być elektroniczny? Tak. Wystarczy, że w firmie ustalicie, że wnioski składacie w aplikacji. Od tego momentu pracownik zgłasza urlop cyfrowo, a Ty masz wszystko w jednym miejscu.